Sempre più spose e wedding planner si adoperano nel richiedere preventivi per l'allestimento della cerimonia nuziale via mail.
Sembra la soluzione migliore e più immediata per avere subito informazioni e prezzi, ma non tutte sanno che ogni richiesta deve contenere dettagli precisi e non scontati per costruire un progetto vero e proprio e il più delle volte (anzi sempre) una richiesta, anche se ben scritta, non basta.
Ma da qualche parte dovrai pur iniziare!
In questo articolo ti mostrerò come scrivere una richiesta di preventivo completa e quali voci NON devono mai mancare per definire al meglio la tua cerimonia civile o religiosa.
Faccio questo lavoro da 9 anni e di richieste di preventivo me ne sono arrivate delle più disparate: richiesta di "pacchetti nozze" che non esistono, liste della spesa di composizioni per una chiesa indefinita, " siamo in 120 persone e ci sposiamo in location, cosa ci proponi?"....e grazie!
Io personalmente non invio mai preventivi costruiti su queste richieste, non faccio liste della spesa o pacchetti, perchè credo che ormai nel 2024 il mondo degli allestimenti floreali è sicuramente più ampio rispetto a solo 10 anni fa, ci si può veramente sbizzarrire e divertire nel studiare qualcosa di sempre diverso e ogni sposa è diversa, con esigenze e gusti differenti che magari non sai ancora di avere.
Le novelle spose posso perdonarle, le planner no!
Fanno un lavoro in cui ascoltare le richieste, le esigenze del cliente e comunicare con i fornitori è fondamentale, quindi ci si aspetta una richiesta di preventivo più definita.
Linee guida per una richiesta di preventivo perfetta
Le differenze tra cerimonia civile (in location) e religiosa (in chiesa) sono abissali, luoghi, spazi, sedute cambiano sempre, non c'è mai un allestimento uguale all'altro.
Le richieste di preventivo devono essere il più precise possibili per fornire linee guida sulle quali posso lavorare e proporti qualcosa inerente alle tue esigenze.
Perché la struttura della richiesta è così importante?
Perché deve fornire le informazioni base per stilare un progetto dettagliato, senza queste informazioni costruiamo un castello in aria, con il rischio di perdere tempo inutilmente, tempo prezioso che sicuramente vorrai impiegare per organizzare il tuo matrimonio in maniera impeccabile.
Come detto prima, non ho pacchetti standard già impostati, infatti costruisco il progetto floreale insieme agli sposi, scegliendo una palette colori, fiori, accessori, inserendo immagini e descrizioni dettagliate e concludendo il lavoro con un bozzetto preparatorio che ti darà l'idea sicura e certa di ciò che avrai davanti a te il giorno del tuo matrimonio.
Faccio una piccola premessa: una richiesta di preventivo ben scritta NON ESCLUDE in nessun caso una CONSULENZA!
Più avanti ti spiego perchè
Entrando più nel dettaglio, ti mostro un esempio di una richiesta "sbagliata"
Indipendentemente che arrivi da un professionista o da una sposa, i dettagli che in questo caso mancano, sono molteplici.
Conosco solo il numero di invitati, data e location dove verrà celebrata la cerimonia e posso immaginare lo stile elegante richiesto solo dai fiori elencati.
Per iniziare a parlare di idee e progetto il committente in questo caso avrebbe dovuto dirmi:
A quale ora si sarà celebrato il matrimonio, per capire a che ora sarei dovuta arrivare in location.
In quale punto della location si sarebbe tenuto il rito ed eventuale piano B se necessario
Le 60 persone si sarebbero sedute tutte? Quindi quante sedie sarebbero state a disposizione degli invitati
Di conseguenza, come sarebbero state disposte? Due file da quanti posti o a semicerchio?
Quanto sarà stata lunga la navata e quanto spazio avremo avuto a disposizione per decorarla?
Come avremo decorato sedie o navata centrale? Mini bouquet, piante o cespugli? E le sedute degli sposi?
L'arco, come lo desiderano gli sposi? tondo, mezzaluna, rettangolare? O strutture separate?
Quale budget abbiamo a disposizione? Questo dato è facile che lo conosca più una planner che una sposa
Capisci che le variabili sono tantissime?
Ad una richiesta del genere non potrà mai seguire nessun pacchetto e nessun preventivo se prima non rispondiamo a queste domande e...si fa una CONSULENZA!
Il passaggio è fondamentale, non propongo la consulenza perché voglio venderti l'enciclopedia o l'aspirapolvere, ma per assemblare un puzzle ci vogliono tutti i pezzi, così da organizzarli, studiarli e metterli insieme, definire una spesa che possa essere in linea con i vostri canoni senza rinunciare ad un bel allestimento.
La consulenza serve anche per conoscersi, per vedere con chi andremo a lavorare i mesi precedenti al matrimonio, par sapere se lavoriamo con una persona che ci sta umanamente simpatica e con cui possiamo collaborare e affidare la decorazione del giorno più importante senza stress!
Ed è importante in egual modo sia per le spose che per le planner che richiedono questo servizio.
Come scrivere la richiesta di preventivo per la cerimonia Civile in Location?
Sei una sposa che sta organizzando il matrimonio e ti sposerai in una bellissima location immersa nel verde, elegante e classica o preferisci una soluzione più minimalista e moderna. Vuoi celebrare il rito civile durante una bellissima giornata di sole, hai una palette colori che stai utilizzando per partecipazioni e bomboniere, ti manca solo l'allestimento floreale e finalmente scrivi la tua richiesta di preventivo:
Ecco cosa NON DEVE MANCARE :
Nome della location
Giorno e ora della cerimonia
Descrizione e foto del punto in cui si terrà il rito
Numero ospiti e testimoni, che siederanno affianco agli sposi
Colori scelti per la palette (a fiori e piante ci penso io)
Sedie messe a disposizione di location o catering, tipologia e quantitÃ
Come ti piacerebbe decorare l'ingresso della navata? Esempi e foto
Decorazioni lungo la navata, bouquet, piante o cespugli? Qui possiamo sbizzarrirci
Le sedute degli sposi saranno uguali alle altre o sceglierete qualcosa di diverso, tipo pouf o panchetta?
Desideri una decorazione sul tavolo del cerimoniere che potremo utilizzare successivamente come vostro centrotavola?
Come immagini l'arco che decorerà la cerimonia del tuo matrimonio?
Quale sarà il piano B in caso di pioggia? Organizza il matrimonio come se dovesse piovere, il piano B deve soddisfarti quanto il piano A e deve essere fruibile per ogni fornitore
Le risposte ad alcune di queste domande potrà dartele direttamente il gestore della location, quindi chiedete anche ciò che sembra stupido per voi ma non conoscete, fate domande!
Bisogna entrare nei dettagli per costruire qualcosa di unico, potervi seguire e realizzare progetti e bozzetti ad oc.
Come scrivere la richiesta di preventivo per la cerimonia Religiosa in Chiesa?
Tu invece, stai immaginando il tuo matrimonio in una bellissima chiesa, il sagrato decorato di una grande cattedrale o l'altare di piccola chiesetta raccolta e intima.
Hai scelto una palette colori che stai utilizzando anche per i libretto messa e i conetti portariso, ti manca solo l'allestimento floreale e finalmente decidi di inviare la tua richiesta di preventivo:
Ecco cosa NON DEVE MANCARE :
Nome e luogo della chiesa
Giorno e ora della cerimonia
Descrizione e foto interno ed esterno
Numero ospiti e testimoni, che siederanno affianco agli sposi
Colori scelti per la palette (a fiori e piante ci penso io)
Numero di panche che sono presenti lungo la navata centrale?
Come ti piacerebbe decorare l'ingresso della chiesa e sagrato?
Decorazioni lungo la navata sulle panche o a terra, in base allo spazio disponibile
Le sedie di sposi e testimoni come saranno ?
Specificare se sono presenti scalinate o balaustre prima della mensa
E' possibile mettere una decorazione sulla mensa o verrà posizionata a terra?
Decorazione per il leggio e per l'altare maggiore
E' richiesto un omaggio floreale per l'altare del patrono?
A differenza della cerimonia civile in cui hai la location come referente, per la cerimonia in chiesa dovrai rivolgerti al prete e seguire alcune possibili regole.
Ricorda che siamo in casa d'altri e alcune indicazioni e divieti è importante rispettarle per non incorrere in spiacevoli sorprese il giorno del matrimonio.
Ancora qualche piccolo consiglio
Alcun e delle voci elencate riguardano allestimenti completi, ovviamente puoi personalizzare le tue richieste, rispettando sempre le indicazioni di chi ci ospiterà quel giorni, chiesa o location.
Ora che hai scoperto cosa scrivere in una richiesta di progetto, arricchiscila con foto ed esempi, il web potrà esserti d'aiuto in questo caso e saprò che strada prendere per costruire il tuo progetto.
Se non sai rispondere ad ogni voce e non sai quale potrebbe essere la spesa finale per la realizzazione di ciò che desideri, non sarà un problema perchè il passo successivo sarà proprio la CONSULENZA.
Non snobbarla, ti sarà davvero d'aiuto è un confronto importante per definire non solo la parte bella dell'allestimento, ma anche per risolvere ogni problematica ed imprevisto che si potrà presentare il giorno del matrimonio, definire il budget e iniziare a lavorare insieme.
Puoi sapere di più sul mio servizio visitando questo link, inviare una richiesta di preventivo, richiedendo direttamente la consulenza qui! e riceverai la Guida dell’Allestimento Botanico e Il Calendario Floreale dove puoi trovare tanti consigli e spunti utili per il tuo Allestimento
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